ファイル管理の注意点:日付での整理がベストかもしれない。。。

録画しておいた、
NHKの会社の星という番組を見ていた。
(この番組、結構おもしろい。。。)

今回の特集は、「書類の管理術」。
なかなか良かったのでメモっておく。

20081213nhk20081214012421888

とにかく強調されていたのは、

時系列で管理することの大切さ。
時間は絶対にブレないから。

ベストセラーである野口悠紀雄さんの超整理法も
時系列での整理術について書かれた本だったと思うんだけど、
これを読んで、自分はPC内のフォルダの管理を、

【XXXご提案資料_090821】
から、
【090821_XXXご提案資料】

といった感じで、
最初に、日付を持ってくるようにするように変えました。

で、今回番組で、
富士ゼロックスのファイリングのプロの方が、
ファイルの管理術を話していて、
まったく同じように管理していて、驚いた。

自分のやり方は間違っていなかったのかと・・・

ただ、そのテクニックにに+αで、
目からウロコのテクニックがあったのでざっくりメモ。

====

◆ファイル・フォルダ名のルールについて

(1)名前は、日付から
例)090821_XXXご提案資料

(2)クライアントに提出したものについては、「●」をつける。
例)090821_●XXXご提案資料

(3)1階層上のまとめフォルダには、前にナンバリングをつける
例)
XXXXのファイル
├00_提案資料
├01_見積もり
├02_スケジュール
├03_デザイン案
└99_一時保存
※よく使うものは、若い番号で。
※一時的なものは99で後ろにもってきて定期的に削除する

====

この(2)のルールが目からウロコだった。

時系列管理は、いいんだけどクライアントから、
突然連絡があったときとかに、提出したファイルをすぐに見つけたい
って時は、結構探しづらかったりする・・・。
この●をつける方法だと、それが解消しそう。

とにかく番組でも言われていたのが、

わかりやすい自分のルールを作ってそれを続けるのが大事

とのこと。

自分なりのルールをしっかり決めて、
机の周りの整頓も、パソコンの中の整理整頓も、
きっちりやっていきたいものです。

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